（经商会一届三次会员大会讨论通过）

二零零六年一月二八日 试行

    为切实加强商会自身建设，认真履行商会职责,更好地为政府、为社会、为会员企业服务，依据《海盐紧固件同业商会章程》的规定制定本制度。
一、会议的种类
1、会员大会：每年召开一次。由理事会提议或三分之二以上会员共同提出，可以临时召开会员大会或会员代表大会；
2、理事会会议：每年至少召开一次。三分之二以上理事共同提出，可以临时召开理事会会议；
3、会长会议：通常每季度召开一次,。会长可以视工作需要，临时组织召开会长会议。
二、会议的筹备和组织
1、会长会议、理事会会议、会员大会(会员代表大会)由办公室筹备和组织；
2、会员大会(会员代表大会)提前七天发会议通知；理事会提前五天发会议通知；会长会议提前三天发会议通知。临时性的理事会议、会长会议可视会议内容的紧急程度，临时决定会议时间和发会议通知；
3、会议通知由办公室负责，会议通知中应说明会议内容、时间、地点。会议前一天由办公室用电话通知或其他方式再提醒一次。
三、会议的召开和决议的有效条件
1、会员大会(会员代表大会)须有半数以上会员参加方可召开,大会决议须有出席会议的会员过半数以上通过方为有效；
2、理事会会议须由三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方为有效；
3、会长会议的有效条件与理事会会议相同。
四、会议的主持和会议记录
1、会议的主持人可以是会长，也可以是副会长；会长也可以授权秘书长主持；
2、会议记录由商会办公室专职人员担任。会议记录必须用专用的会议记录本。会议记录本年终由办公室存档备查；
3、与会人员必须办理签到手续，会议签到表由办公室存档备查。签到表上应注明迟到、请假、无故缺席人姓名，以备对到会情况进行考核；
4、会议纪要由记录人撰写，由主持人审核。会议纪要根据需要发给所有应到会人员。
五、会议纪律
1、参加会议的对象接到会议通知后，应准时参加会议。确实因故不能参加会议，应于会议召开前向办公室请假，由办公室报告会议主持人；
2、无故缺席、迟到、早退情况由会议记录人进行记录，并在会议纪要上予以通报。会长、理事连续二次不参加会议和活动的，属无法履行职责，本人应请求辞去相应职务；会员一年内不参加会议和活动，视作自动退会；
3、为保证商会内部联络工作顺畅，理事、会员的工作单位、通讯地址、联系电话等情况如有变化，应及时告知商会办公室。

本会议制度经会员大会审议通过后施行,本制度解释权属本会办公室。