为切实加强协会自身建设，认真履行协会职责,更好地为政府、为社会、为会员企业服务，依据《浙江省紧固件行业协会章程》的规定制定本制度。
一、会议的种类
1、会员大会：每年召开一次(4月)。由理事会(常务理事会,下同)提议或三分之二以上会员共同提出，可以临时召开会员大会或会员代表大会；
2、理事会或常务理事会会议：每年不少于二次 。三分之二以上理事（常务理事）共同提出，可以临时召开理事（常务理事）会会议；
3、会长（或会长扩大）会议：通常每季度召开一次（1、4、7、10月）。会长可以视工作需要，临时组织召开会长（或会长扩大）会议。
根据实际情况，会长、理事会议可合并采用会长（理事）扩大会议的方式召开。
二、会议的筹备和组织
1、会长（或会长扩大）会议、理事(常务理事)会会议、会员代表大会由秘书处筹备和组织；
2、会员代表大会提前七天发出会议通知；理事(常务理事)会提前五天发出会议通知；会长（或会长扩大）会议提前三天发出会议通知。临时性的理事(常务理事)会议、会长（或会长扩大）会议可视会议内容的紧急程度，临时决定会议时间和发会议通知；
3、会议通知由秘书处负责，采用网站、传真和电话(短信) 通知相结合的方法，会议通知中应明确会议内容、时间、地点。会议前一天由秘书处用电话或短信方式再提醒一次。
三、会议的召开和决议的有效条件
1、会员代表大会须有三分之二以上会员代表参加方可召开,大会决议须有出席会议的会员过半数以上通过方为有效；
2、理事(常务理事)会会议须由三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方为有效；
3、会长会议的有效条件与理事会会议相同。
四、会议的主持和会议记录
1、会议通常由会长主持，会长也可以授权常务副会长或秘书长主持；
2、会议记录由协会秘书处专职人员担任。会议记录必须用专用的会议记录本。会议记录每年年终由秘书处存档备查；
3、与会人员必须办理签到手续，会议签到表由秘书处存档备查。签到表上应注明迟到、请假、无故缺席人姓名，以备对到会情况进行考核；
4、会议纪要由记录人撰写，由主持人审核，会议纪要公布于协会网站，也可根据需要下发所有应到会人员。
五、会议纪律
1、参加会议的对象接到会议通知后，应准时参加会议。确实因故不能参加会议，应于会议召开前向秘书处请假，由秘书处报告会议主持人；
2、无故缺席、迟到、早退情况由会议记录人进行记录，并在会议纪要上予以通报。会长、理事企业连续二次不参加会议和活动的，属无法履行职责，本人应请求辞去相应职务；会员一年内不参加会议和活动，视作自动退会；
3、为保证协会内部联络工作顺畅，会长、理事、会员的工作单位、通讯地址、联系电话等情况如有变化，应及时告知协会秘书处。
六、其它工作会议
  　　协会专业委员会、直属部门、分会工作会议，根据需要由秘书处组织召开，并参照本制度执行。
　　本制度的解释权属本会秘书处，本制度自会员大会通过之日起执行。